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日報とは
日報とは、その名前の通り毎日自分が行っている業務を上司に報告するためのものです。上司は日報を確認し、複数の部下の業務の進捗状況を把握することで正確な指示が出来るようになるのです。
また、蓄積した過去の日報から組織全体の持つ課題や改善点を見つけられることもあります。
日報の3つの目的
部下に日報作成の目的を正しく認識させることで、日報の内容の充実化・具体化が促進されます。
1.業務内容や成果の見直し
1日に取り組んだ業務を日報に書き記す作業が目標の達成度を測ったり、改善点を見つけ出して解決策を練ったりすることに繋がります。
また、成果を見直す作業では「なぜその成果が得られたのか」原因を客観的に分析することができます。
内容・成果を見直しやすい日報にするために、5W1H(誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように)を意識して作成しましょう。
2.上司への進捗報告
上司は日報から進捗を確認してメンバー間の業務を調整するため、ビジネスにおいて日報は必要不可欠なものなのです。進捗が遅れている場合は原因を探り、場合によっては業務の分担やスケジュール調整などを行わなければなりません。
業務の遅れを早期に発見し、カバーできるよう、作成した日報はすぐに提出しましょう。
3.その日に起きた出来事のメモ
業務中に生じた疑問点や改善点をメモに取っておくと、上司からフィードバックが得られたり、チームで共有して解決策をノウハウとして蓄積することが出来たりします。
複数に分散しがちなメモを日報という形で1か所にまとめることで見直しがしやすくなる効果もあります。
日報の注意点
1.業務報告のみの内容にしない
事実だけを述べるのではなく心に感じたことや考察などを反映させることで、読み手は意図をくみ取りやすくなります。結果的に、上司と部下で円滑な意思疎通ができるようになるのです。
2.早めに作成・提出する
上司は日報を確認した後、場合によってはチーム全体のスケジュール調整をするので提出遅れは厳禁です。また、上司からのフィードバックをもとに翌日以降の業務の計画を立てるためにも、早めの作成・提出は欠かせません。
日報を上手く書くコツ
1.メモを取る
日報作成が進まない原因の1つに、「何を書けばよいかわからない」ことが挙げられます。業務ごとにメモを取っておくと、1日の最後にまとめるだけで良い為、簡単です。
また、箇条書きで書き出してみると後から書式を整えるだけで日報として提出することができます。
例：
提案資料作成 株式会社○○
新規問い合わせ確認
見積書2件作成
商談1件 有限会社○○
2.定量的に記載する
件数・割合など、可能な限り数字を使って表すことで、誰が見ても分かりやすい日報に近づきます。特に、1日の目標は定量的な表現にすると達成度は測りやすくなり、改善や分析が促進されます。
例：
10:00 契約書4件作成
11:00 提案資料3件準備
13:00 休憩
14:00 取引先○○と○○で商談が2件
16:00 帰社
17:00 新規プロジェクトに関するミーティング
18:00 退社
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